Digitalizacja biurka – podsumowanie

W sierpniu zastanawiałem się nad digitalizacją domowego biurka. Wyznaczyłem sobie przy tym kilka prostych założeń, a cały proces miał na celu ograniczenie ilości papieru w biurze i w otoczeniu czyli tak zwane paperless.

Evernote –  najpoważniejszy gracz na rynku

Pewnie zastanawiacie się na jakim etapie się zatrzymałem i czy dalej to kontynuuję. Dzięki licznym odpowiedziom zarówno z komentarzy na blogu, jak również ze społecznościówek, mogłem wyznaczyć różne testy i wreszcie poukładać te sprawy. W tym poście wspomniałem o realnych kandydatach, zapominając przecież o najważniejszym – mocno polecanym w anglojęzycznej blogosferze – czyli Evernote.

Część praktyczna

Faktycznie Evernote spełnia większość wymagań, a nawet zawiera ficzery nad którymi tak naprawdę się nie zastanawiałem i nic nie pozostało jak tylko to przetestować. Aby uniknąć  wszelkich ograniczeń, jakie daje konto free, wykupiłem dostęp premium i miesięczny limit na upload dokumentów zwiększył się z 60MB do 1GB, co idealnie wpasowało się w syzyfowy projekt zwany „skanowaniem papierowych” dokumentów. Syzyfowa, bo jak się okazało przy remoncie, miałem stertę niepotrzebnej makulatury, która albo dezaktualizowała się (studia, liceum WTF?) albo też stała się praktycznie bezużyteczna (faktury za sprzęt, którego nie miało się już dobre 2 lata?).

Co do struktury dokumentów starałem się utworzyć płaską i przejrzystą strukturę bez żadnych udziwnień czy chaosu – tym samym nawiązuję do sprawdzonej i stosowanej przeze mnie metodyki Zen To Done.

Moja struktura, a właściwie stos notatników wyglądał tak:

1. Finanse
   – Internet
   – Reklamy
   – Osobiste
2. Remont 2014
3. Wypożyczenia
4. Zakupy
   – Paragony / Faktury
   – Dodatki
   – Rowerowe
   – Sprzęt elektroniczny
5. Samochód
   – serwis
   – plan

Jak widać, nie jest to skomplikowane i oczywiście można rozbudować o inne notatnik jeśli jest taka potrzeba.

Jako skaner dokumentów posłużył mi dodatek do aparatu od evernote – odpowiednio wycina obszar i go wyostrza.

Następnie wrzuca tak przetworzone obrazy do nowo utworzonego notatnika. Obraz następnie taguję, oznaczam itd. Jedyny problem z jakim się spotkałem to zakres skanowanych materiałów. Bez sensu jest wrzucać wydrukowany i podpisany stos dokumentów w formie elektronicznej skoro przeważnie jest dostępne – w zależności od usług – do pobrania w pdf,  doc itp.

Wady

Wszystko zapewniał Evernote i to im przez pierwsze 2 miesiące przelewałem polskie złotówki via Google Play – swoją drogą, zauważyliście sporą dysproporcję między cenami w Google Play, a w Evernote? Byłbym w pełni zadowolony gdy nie fakt, że zarówno wersja webowa jak i aplikacja na windows… nie są tak funkcjonalne jak wersja appki na androida. Przede wszystkim kulała nawigacja po dokumentach, brakowało możliwości synchronizacji z np. Dropboxem czy Google Dysk (wiadomo, zdjęcia itp.) .

Jednak OneDrive

I wróciłem do punktu wyjścia, choć z pewnym bagażem doświadczenia już było mi łatwiej zarządzać. Doszedłem do wniosku, iż jestem użytkownikiem windows 8.1, to może w końcu zacznę korzystać z możliwości jakie daje chmura z Redmond (OneDrive) z Officem na pokładzie.

Wyżej opisaną strukturę zrobiłem w OneDrive, wykorzystując możliwości OneNote i Excel (choćby do takiego prowadzenia dzienniczka serwisu auta ;-). Zaś skany dokumentów robię za pomocą aplikacji CamScanner i automatycznie lądują na OneDrive.

Prosta sprawa.

Google Drive

Przez chwile zastanawiałem się nad Google Drive ze względu na  Androida i doszedłem do tych samych wniosków, jak w przypadku OneDrive ale … Ani Writer Ani SpreadSheet nie są narzędziami tak wielkiej wagi jak Word i Excel.

Za to polubiłem Google Keep za prostotę i ciekawy design – po ostatnich aktualizacjach – jest zgodny z Material Design. Niestety Keep – choć można w nim udostępnić treść – ma ograniczone możliwości w przypadku pracy z kilkoma osobami, lecz to już inny temat.